Пошаговый алгоритм оформления приема сотрудника на работу в 2026 году

Пошаговый алгоритм оформления приема сотрудника на работу в 2026 году

С наступлением 2026 года кадровый учет претерпевает ряд существенных изменений. Чтобы избежать штрафов от Государственной инспекции труда (ГИТ) и Социального фонда России (СФР), процедуру необходимо выстраивать с учетом нового МРОТ, обновленного классификатора профессий и ужесточения контроля за электронными трудовыми книжками.

Шаг 1. Проверка документов соискателя

Согласно статье 65 ТК РФ, запросите у кандидата:

* Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность.

* Трудовую книжку (если она ведется в бумажном виде). Для сотрудников, впервые трудоустраивающихся после 31 декабря 2020 года, оформляются только электронные сведения о трудовой деятельности (ЭТК).

* СНИЛС (или форму АДИ-РЕГ).

* Документы воинского учета (для военнообязанных).

* Документ об образовании (диплом, сертификат) — если должность требует специальной подготовки.

* Обязательно
Согласие на обработку персональных данных. Без него передача сведений в СФР будет незаконной.

* Справку об отсутствии судимости — если работа связана с деятельностью, к которой не допускаются лица с судимостью (образование, медицина, авиация).

Шаг 2. Ознакомление с локальными нормативными актами (ЛНА) до подписания договора

Это критически важный этап: дата ознакомления должна быть раньше или равна дате подписания трудового договора. Под подпись ознакомьте сотрудника с:

* Правилами внутреннего трудового распорядка (ПВТР).

* Положением об оплате труда и премировании.

* Положением о защите персональных данных.

* Инструкциями по охране труда и программой вводного инструктажа.

* Графиком отпусков.

* Новое требование 2026:
Положение о расследовании микротравм.

Шаг 3. Заключение трудового договора

Договор может заключаться как на бумаге, так и в электронном виде через систему кадрового электронного документооборота (КЭДО) с использованием КЭП.

Проверьте обязательные условия на соответствие нормам 2026 года:

* Трудовая функция
Должность указывается строго согласно новому Общероссийскому классификатору профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР ОК 016-2025), который стал обязательным с 1 января 2026 года.

* Дата начала работы
День фактического выхода.

* Оплата труда
Оклад не может быть ниже федерального МРОТ, установленного с 1 января 2026 года — 27 093 рубля. Если региональный МРОТ выше, ориентируйтесь на него. При необходимости внесите изменения в штатное расписание дополнительным соглашением.

* Условия для удаленщиков
Обязательно пропишите порядок компенсации использования личного оборудования и способы взаимодействия.

Шаг 4. Издание приказа о приеме на работу

Несмотря на то что издание приказа Т-1 перестало быть императивным требованием закона, Роструд рекомендует сохранять эту практику для фиксации даты начала работы. Сотрудник должен подписать приказ об ознакомлении в течение трех дней с момента фактического начала работы. Приказ издается в день подписания договора или в первый рабочий день.

Шаг 5. Уведомление государственных органов (сроки жесткие)

* Социальный фонд России (СФР)
Не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа или заключения договора, подайте подраздел 1.1 формы ЕФС-1. В 2026 году действует обновленная форма отчета.

* Военный комиссариат
О приеме на работу гражданина, подлежащего воинскому учету, уведомите в течение 5 рабочих дней.

* МВД (Главное управление по вопросам миграции)
Если принят иностранный гражданин, уведомление направляется в течение 3 рабочих дней. Обратите внимание: с 2026 года расширены основания для расторжения договоров с мигрантами при несоблюдении квот (например, в строительстве лимит снижен до 50%).

Шаг 6. Оформление личной карточки (рекомендуется)

Хотя ведение унифицированной формы Т-2 отменено, большинство организаций продолжают ее использовать для удобства внутреннего аудита.

Автор - Екатерина Рычкова
Фото автора

Использованы актуальные интернет-источники:
1. Прием на работу в 2026 году: пошаговый алгоритм для кадровика: cpb-runo.ru/news/staff...
2. Электронная трудовая книжка в 2026 году: как оформить: www.glavbukh.ru/art/386512...
3. С 1 января из-за изменений в законах кадровикам нужно обновить более 50...: www.kdelo.ru/news/40086...
4. Все изменения в зарплате и кадрах с 1 сентября 2026 года: www.glavbukh.ru/art/394054...